Op het invoerscherm kunt u een bestaande sublocatie-code opgeven om het systeem hierop een controle te laten uitvoeren. Vervolgens schakelt het systeem door naar de standaardprocedure voor het uitvoeren van processen.

Nadat de vergelijking is uitgevoerd, zal de Vergelijking set ook gevuld zijn. Selecteer deze set om de details te bekijken.

466.5 Bekijken van een set[//]

Als u in het overzichtsscherm van een inventaris-lijst de optie “Bekijken set” kiest, verschijnt een overzichtsscherm met een rapport over de uitgevoerde vergelijking van de gekozen set.

Velden van het scherm

Totaal aantal: systeem-lijst:Hier staan alle objecten in de systeem-lijst.

Totaal aantal: inventaris-lijst: Hier staan alle objecten in de inventaris-lijst.

Systeem-lijst: niet in inventaris-lijst: Hier staan de objecten die zich bevinden in de systeem-lijst, maar niet in de inventaris-lijst; mogelijke redenen hiervoor zijn: de objecten zijn gestolen, de objecten bevinden zich op een andere plaats in de rekken, de objecten zijn ten onrechte niet opgenomen in de inventaris-lijst (men is vergeten ze te scannen).

Systeem-lijst: niet meer in catalogus: Hier staan de objecten die zich bevinden in de systeem-lijst, maar die niet meer opgenomen zijn in de geautomatiseerde catalogus (bestanden); dit verschijnsel kan alleen optreden als er in de tijd tussen het vullen van de systeem-lijst en het uitvoeren van de vergelijking objecten zijn afgevoerd.

Systeem-lijst: uitgeleend: Hier staan de objecten in de systeem-lijst die uitgeleend zijn. Dit type hoort nul te zijn. Waarschijnlijk heeft u bij het selecteren van de systeem-lijst niet de uitgeleende objecten uitgesloten.

Systeem-lijst: gereserveerd: Hier staan de objecten in de systeem-lijst die gereserveerd zijn. Dit type hoort nul te zijn. Waarschijnlijk heeft u bij het selecteren van de systeem-lijst niet de uitgeleende objecten uitgesloten.

Systeem-lijst: bijzondere status (administratie, wisselcollectie): Hier staan de objecten in de systeem-lijst die een bijzondere administratieve status hebben (zoals ‘vermist’, ‘opgenomen in een wisselcollectie in opbouw’ enzovoort).

Inventaris-lijst: niet (meer) in catalogus: Hier staan de objecten die zich bevinden in de inventaris-lijst, maar die niet meer opgenomen zijn in de geautomatiseerde catalogus (bestanden); dit verschijnsel kan alleen optreden als er in de tijd tussen het vullen van de inventaris-lijst en het uitvoeren van de vergelijking objecten zijn afgevoerd.

Inventaris-lijst: uitgeleend: Hier staan de objecten die zich bevinden in de inventaris-lijst, maar die in het systeem de status ‘uitgeleend’ hebben; deze objecten horen uiteraard niet met deze status in de kast te staan en moeten via AFO 412 worden ingenomen om weer uitgeleend te kunnen worden.

Inventaris-lijst: gereserveerd: Hier staan de objecten die zich bevinden in de inventaris-lijst, maar die in het systeem de status ‘gereserveerd’ hebben. Deze objecten horen uiteraard niet met deze status in de kast te staan; de verder te ondernemen stappen zijn afhankelijk van de precieze reserveringsstatus (al dan niet klaarstaand).

Inventaris-lijst: van andere instelling: Hier staan de objecten die behoren tot het bezit van een andere instelling.

Inventaris-lijst: van andere locatie: Hier staan de objecten die behoren tot het bezit van een andere locatie.

Inventaris-lijst: van andere sublocatie: Hier staan de objecten die thuis horen in een andere sublocatie dan diegene die is ingevoerd toen de vergelijking tussen inventaris- en systeem-lijst werd uitgevoerd.

Inventaris-lijst: overige: Hier staan de objecten die zich bevinden in de inventaris-lijst, maar niet in de systeem-lijst, en die niet thuishoren in de categorieën 8 tot en met 13.

Opties van het scherm

Bekijk records (+): Selecteer een melding en kies daarna deze optie om de objecten bij deze melding te bekijken. Als u deze optie hebt geselecteerd, verschijnt een overzichtsscherm. Het systeem toont van alle objecten de barcode, een deel van de titel en het plaatskenmerk. Met behulp van de ‘Object info (+)’ optie op dit scherm kunt u de actuele status van het geselecteerde object bekijken. Als u deze optie hebt geselecteerd, schakelt het systeem door naar AFO 423 (‘Beheer objecten’). Lees de beschrijving van deze AFO voor meer informatie.

Print records(+): Selecteer een melding en kies vervolgens deze optie om de de objecten bij deze melding te printen. Het systeem schakelt meteen door naar de standaard output-procedure.

Plaats records in save list (+): Kies een melding en daarna deze optie om de objecten bij deze melding op te nemen in een save list. Als u deze optie hebt geselecteerd, verschijnt een invoerscherm. Voer een save list in (of selecteer een save list uit de lijst met bestaande save lists) en voer -indien gewenst- een commentaar in.